Privacyverklaring klantportaal

Versie 23 oktober 2026

In het klantportaal van FerroxX vraag je offertes aan, upload je tekeningen en volg je je aanvragen en orders. Daarvoor verwerken we persoonsgegevens. In deze verklaring lees je welke, waarom, hoe lang en wat je rechten zijn.

Wie is verantwoordelijk

FerroxX® is een handelsnaam van The Engineer B.V., Weerijs 21, 5422 WV Gemert, KvK 91650836. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke. Vragen over privacy stel je via info@ferroxx.nl of +31 492 389 627.

Welke gegevens we verwerken

Je account: naam, e-mailadres, functie, voorkeurstaal en je wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen, wij kunnen het niet lezen). Ook houden we bij of je e-mailadres bevestigd is en hoe vaak er verkeerd is ingelogd, om je account te beschermen.
Je bedrijf: bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, adres en telefoonnummer. Dat zijn meestal bedrijfsgegevens, maar bij een eenmanszaak kunnen ze over jou als persoon gaan.
Wat je uploadt en invult: tekeningen, 3D-modellen en documenten, je aanvragen, producten, projecten, aantallen, gewenste leverdatums, offertes en orders. Staan er namen of andere persoonsgegevens in je bestanden, dan verwerken we die mee.
Berichten die je via het portaal met ons uitwisselt.
Je akkoord met de voorwaarden: welke versie, wanneer en vanaf welk IP-adres.
Technische gegevens: je IP-adres, om misbruik te beperken (een maximum aantal inlogpogingen en uploads per minuut), en in het foutenlogboek als een aanvraag van het portaal mislukt, samen met je gebruikersnaam.

Waarvoor en op welke grond

Om je aanvragen te behandelen, offertes te maken, orders uit te voeren en te factureren, en om met je te communiceren over je aanvragen. Grond: de uitvoering van de overeenkomst met jou of je werkgever, en de stappen daarvoor (art. 6 lid 1 sub b AVG).
Om aan de wet te voldoen, zoals de fiscale bewaarplicht voor offertes, orders en facturen. Grond: wettelijke verplichting (sub c).
Om het portaal veilig te houden: misbruik tegengaan, fouten opsporen, uploads op virussen controleren en kunnen aantonen dat je met de voorwaarden akkoord ging. Grond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilig en betrouwbaar portaal (sub f).

Een nieuwe registratie beoordelen we met de hand voordat het account actief wordt. We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer genomen worden en rechtsgevolgen hebben. We gebruiken het portaal niet voor reclame of nieuwsbrieven.

Waar je gegevens staan en wie ze ziet

De database van het portaal staat op een server van FerroxX in Gemert. Ons eigen bedrijfssysteem (calculatie, offertes, planning) haalt je aanvragen daar op; alleen medewerkers van FerroxX die ermee werken, zien ze.
Het portaal zelf en de geüploade bestanden draaien bij Microsoft Azure. Microsoft treedt op als verwerker. Het portaal draait in een datacenter in de Verenigde Staten; Microsoft is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, waardoor die doorgifte is toegestaan (art. 45 AVG).
E-mails van het portaal (bevestigingen, meldingen) versturen we via onze eigen e-mailprovider.
Binnen je bedrijf zien collega's met een account voor hetzelfde bedrijf je aanvragen, bestanden en berichten.

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet aan anderen, behalve als de wet ons daartoe verplicht.

Hoe lang we gegevens bewaren

Account en bedrijfsgegevens: zolang je account bestaat. Vraag je verwijdering aan, dan verwijderen of anonimiseren we je account binnen een maand, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
Concepten, producten en bestanden: tot jij ze verwijdert. Alles wat nog niet is ingediend, kun je zelf verwijderen.
Afgewezen aanvragen: worden 30 dagen na het afwijzen automatisch verwijderd.
Ingediende aanvragen, offertes en orders: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht. Aanvragen waar geen order uit voortkomt: 2 jaar na het laatste contact.
Berichten: zolang de klantrelatie bestaat.
Akkoord met de voorwaarden: zolang we het als bewijs nodig kunnen hebben, tot 7 jaar na het einde van de klantrelatie.
Foutenlogboek met IP-adressen: 30 dagen.

Beveiliging

Het portaal is alleen via een versleutelde verbinding (HTTPS) bereikbaar. Wachtwoorden zijn minstens 12 tekens en worden alleen als hash opgeslagen. Na 5 foute inlogpogingen gaat een account een kwartier op slot. Elke upload wordt op virussen gecontroleerd voordat hij verwerkt wordt. Klanten zien alleen de gegevens van hun eigen bedrijf.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, en je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen. Veel kun je zelf in het portaal aanpassen; voor de rest mail je info@ferroxx.nl. We reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Het portaal gebruikt alleen cookies die nodig zijn om in te loggen en formulieren te beveiligen. Zie de cookieverklaring.

Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe we met je gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. De versie bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde.